Dystrybutor sprzętu otrzymuje zamówienie o wartości 1 000 EUR. Zarejestrowany koszt wynosi 760 EUR i w całości stanowi zobowiązanie wobec dostawcy, co pozostawia marżę w wysokości 240 EUR. Jeśli jednak firma płaci dostawcy 10. dnia, a klient płaci 30. dnia, musi sfinansować 760 EUR przez 20 dni. Ten przykład pokazuje, dlaczego przed zatwierdzeniem zamówienia trzeba wspólnie sprawdzić marżę, zapasy i terminy płatności.

Trzy rzeczy do sprawdzenia przed zatwierdzeniem

• Marża: Czy zamówienie spełnia wymóg minimalnej marży, czyli najniższego poziomu akceptowanego bez zgody właściciela?

• Zapasy: Czy magazyn realizujący wysyłkę może dotrzymać obiecanego terminu dostawy?

• Gotówka: Czy możesz sfinansować lukę między zapłatą dostawcy a otrzymaniem płatności od klienta?

1. Sprawdź marżę, zanim zgodzisz się na rabat

Uwzględnij proponowaną cenę i znane koszty zamówienia:

• Krok 1: Wprowadź koszty. Uwzględnij koszt zakupu oraz znane koszty transportu, instalacji, opłat za płatności i inne koszty realizacji zamówienia.

• Krok 2: Oblicz marżę. Odejmij te koszty od ceny sprzedaży. Podziel wynik przez cenę sprzedaży, aby otrzymać marżę procentową.

• Krok 3: Porównaj ją z minimalną marżą. Sprawdź ponownie, jeśli cena się zmieni.

W przykładowym zamówieniu rabat w wysokości 100 EUR daje następujący efekt przy niezmienionym zarejestrowanym koszcie:

Decyzja cenowa: Rabat w wysokości 100 EUR zmniejsza marżę z 240 EUR do 140 EUR i może obniżyć ją poniżej ustalonego minimum.

Pominięte koszty zawyżają marżę. Zanim ustalisz jej minimalny poziom, uzgodnij, które koszty należy uwzględniać. Mowa tu o marży pojedynczego zamówienia; zysk netto uwzględnia również pozostałe wydatki firmy.

Wskaźnik: Zamówienia zatwierdzone poniżej minimalnej marży wraz z powodem każdego odstępstwa.

2. Sprawdź magazyn realizujący wysyłkę

Towar może znajdować się w którymś z magazynów firmy, a mimo to być niedostępny na piątkową dostawę. Sprawdź lokalizację, z której zamówienie będzie realizowane:

• Krok 1: Znajdź towar. Sprawdź, w którym magazynie się znajduje i czy nie jest już zarezerwowany dla innego zamówienia.

• Krok 2: Potwierdź ilość. Porównaj stan zapisany w ewidencji z ilością na półce.

• Krok 3: Potwierdź termin dostawy. Jeśli towar trzeba przesunąć z innego magazynu lub kupić, uwzględnij potrzebny na to czas, zanim obiecasz klientowi termin.

Informacje o kombajnie: łącznie 11 sztuk, z czego 10 w Central Distribution Center i 1 w Global Supply Depot. Przykładowe dane w firmie demonstracyjnej PowERP.

APQC definiuje dokładność ewidencji zapasów poprzez porównanie stanu zapisanego w ewidencji z wynikiem fizycznego przeliczenia. Zacznij od niewielkiej grupy szybko rotujących produktów w magazynie wysyłkowym. Zapisz wszelkie różnice i powtórz przeliczenie po zmianie procesu.

Wskaźnik: Odsetek przeliczonych pozycji, których stan zgadza się z ewidencją, w magazynie realizującym wysyłkę.

W przypadku opóźnionych dostaw zapisuj przyczynę. Opóźnienie dostawcy i nieprawidłowy stan w ewidencji wymagają różnych rozwiązań.

3. Sprawdź terminy przepływów pieniężnych

W tym samym przykładowym zamówieniu dostawca otrzymuje zapłatę wcześniej niż firma otrzymuje ją od klienta. Załóżmy, że obie płatności następują w terminie, towar kupiono na potrzeby tego zamówienia, a VAT pomijamy:

Decyzja dotycząca gotówki: Firma musi sfinansować 760 EUR przez 20 dni. Jeśli za towar zapłacono jeszcze przed otrzymaniem zamówienia, gotówka została zamrożona wcześniej.

Sprawdź, czy firma może sfinansować tę lukę:

• Krok 1: Dodaj obie płatności do planu przepływów pieniężnych. Uwzględnij przewidywany termin zapłaty dostawcy i termin płatności klienta.

• Krok 2: Sprawdź terminy pozostałych płatności. Terminy kilku faktur od dostawców mogą przypadać przed wpływem kolejnej płatności od klienta.

• Krok 3: Znajdź najniższe prognozowane saldo. Jeśli jest zbyt niskie, przeanalizuj warunki płatności przed zatwierdzeniem zamówienia.

Wskaźnik: Najniższe prognozowane saldo w okresie planowania oraz różnica między prognozowanymi a rzeczywistymi wpływami i wydatkami.

Włącz te kontrole do procesu zatwierdzania

Stosuj tę samą zasadę dla każdego zamówienia:

• Zatwierdź: marża osiąga ustalone minimum, magazyn wysyłkowy może dotrzymać terminu dostawy, a plan przepływów pieniężnych pozwala sfinansować lukę płatniczą.

• Przekaż właścicielowi: jeden z warunków nie jest spełniony. Właściciel decyduje, czy zatwierdzić odstępstwo, i zapisuje powód.

• Weryfikuj co miesiąc: sprawdzaj odstępstwa i porównuj wskaźniki z ich wartościami początkowymi.

Pierwszy artykuł z tej serii, Co ERP powinien zmienić w Twojej firmie? Siedem celów, które możesz zmierzyć, wyjaśnia, jak wybrać cele i zapisać ich wartości początkowe. W tym artykule stosujemy opisane tam cele dotyczące marży, zapasów i gotówki do jednego zamówienia.